Мы проверяем почту чаще, че следует. Фото: theodysseyonline.com
Как сэкономить время на просмотр имейлов

Как сэкономить время на просмотр имейлов

Мы проверяем почту чаще, че следует. Фото: theodysseyonline.com
Мы проверяем почту чаще, чем следует. Фото: theodysseyonline.com

Мы все тратим на наш имейл слишком много времени. Опрос от Adobe сообщает, что 40% работников хотели бы получать меньше имейлов. А вот исследование от платформы Reachmail показало, что 70% людей проверяют рабочие письма после 18:00, и более половины обычно отвечают на имейл в течении часа.

«Люди должны понять, что проблемы с электронной почтой по большей части рукотворные», — говорит Кевин Крус, автор книги «15 секретов о тайм-менеджменте, которые знают успешные люди», — «Для многих имейлы — это зависимость. Как секс, наркотики и азартные игры, они увеличивают количество допамина, гормона удовольствия. Нам нравится проверять почту. Нам нравится писать письма больше, чем делать тяжелые вещи из списке дел. И не будем забывать о страхе упустить что-то (FOMO или fear of missing out)».

Время, потраченное на имейлы, можно использовать для более важных целей, говорит Крус. Вот 5 уловок, которые помогут контролировать имейл-зависимость и вдвое уменьшить время, потраченное на письма.

1. Проверяйте по расписанию

Самые успешные люди не проверяют имейлы. Они их обрабатывают. «Они относятся к электронным письмам, как и к другим рабочим заданиям: планируют в календарь и энергично выполняют», — говорит Крус. Он рекомендует открывать почту три раза в день: утром, днем и вечером.  

«Многие миллионеры, добившиеся всего сами, работают со своим имейлом только раз в день», — утверждает Крус.

Также он говорит, что работать с почтой нужно энергично, с пониманием и осознанием дела. Не важно, 30 минут или 3 часа придется потратить. Главное, чтобы это было эффективно.

2. Избегайте пересылок

Не пользуйтесь “CC” направо и налево, не рассылайте имейлы многим людям сразу. И поменьшей кликайте “ответить всем”.  Чем меньше вы отправляете, тем меньше получаете. Крус рассказывает: «Одна компания уменьшила трафик электронных писем на 50% только благодаря тому, что натренировала сотрудников думать дважды перед отправкой».  

3. Распределяйте почту

Распределяйте разные типы сообщений в различные папки. Используйте функции своего провайдера, чтобы сортировать менее важные письма и рассматривать их на досуге.

Чем больше вы будете распределять имейлы, тем меньше времени и энергии будете тратить на сообщения, которые не так важны в данный момент, говорит Александра Сэмюел, автор книги «Работайте умнее с социальными медиа».

4. Не используйте свой ящик входящих писем как список заданий

Крус говорит, что люди часто используют свой почтовый ящик как список заданий, с которыми нужно справиться позже. Он считает, что это ужасно непродуктивная привычка.

«Даже если я получаю несколько сотен имейлов в день, я никогда не оставляю непрочитанных писем», — утверждает Крус.

Он следует нескольким правилам. Когда Крус работает с письмами, он сначала спрашивает себя, может ли удалить это письмо. Если нет, может ли поручить его кому-то другому. Если он не может и этого сделать, Крус спрашивает себя, можно ли с этим разобраться за 5 минут. Если да, он это делает. Если нет, он откладывает задание на потом и выделяет для него отдельное время в календаре.

5. Расскажите остальным

Если хотите уменьшить количество имейлов и сократить время на их проверку, расскажите об этом остальным. Поговорите с коллегами и с боссом. Скажите им, что чтобы улучшить продуктивность, вы будете проверять имейл только в определенное время, а оповещения о новых письмах отключите.

«Спросите, нормально ли они к этому относятся, и установите систему, по которой вы будете получать срочные задания, возможно в сообщении или по телефону», — говорит Крус.

Уменьшить время на почту значит изменить свою привычку, так что это может занять некоторое время. Но надо быть терпеливым, и понимать, что пройдет время, прежде чем вы поймете, что вам нужно гораздо меньше тратить на электронную почту.

Мы все тратим на наш имейл слишком много времени. Опрос от Adobe сообщает, что 40% работников хотели бы получать меньше имейлов. А вот исследование от платформы Reachmail показало, что 70% людей проверяют рабочие письма после 18:00, и более половины обычно отвечают на имейл в течении часа. «Люди должны понять, что проблемы с электронной почтой по […]