Как сэкономить время на просмотр имейлов
Мы все тратим на наш имейл слишком много времени. Опрос от Adobe сообщает, что 40% работников хотели бы получать меньше имейлов. А вот исследование от платформы Reachmail показало, что 70% людей проверяют рабочие письма после 18:00, и более половины обычно отвечают на имейл в течении часа.
«Люди должны понять, что проблемы с электронной почтой по большей части рукотворные», – говорит Кевин Крус, автор книги «15 секретов о тайм-менеджменте, которые знают успешные люди», – «Для многих имейлы – это зависимость. Как секс, наркотики и азартные игры, они увеличивают количество допамина, гормона удовольствия. Нам нравится проверять почту. Нам нравится писать письма больше, чем делать тяжелые вещи из списке дел. И не будем забывать о страхе упустить что-то (FOMO или fear of missing out)».
Время, потраченное на имейлы, можно использовать для более важных целей, говорит Крус. Вот 5 уловок, которые помогут контролировать имейл-зависимость и вдвое уменьшить время, потраченное на письма.
1. Проверяйте по расписанию
Самые успешные люди не проверяют имейлы. Они их обрабатывают. «Они относятся к электронным письмам, как и к другим рабочим заданиям: планируют в календарь и энергично выполняют», – говорит Крус. Он рекомендует открывать почту три раза в день: утром, днем и вечером.
«Многие миллионеры, добившиеся всего сами, работают со своим имейлом только раз в день», – утверждает Крус.
Также он говорит, что работать с почтой нужно энергично, с пониманием и осознанием дела. Не важно, 30 минут или 3 часа придется потратить. Главное, чтобы это было эффективно.
2. Избегайте пересылок
Не пользуйтесь “CC” направо и налево, не рассылайте имейлы многим людям сразу. И поменьшей кликайте “ответить всем”. Чем меньше вы отправляете, тем меньше получаете. Крус рассказывает: «Одна компания уменьшила трафик электронных писем на 50% только благодаря тому, что натренировала сотрудников думать дважды перед отправкой».
3. Распределяйте почту
Распределяйте разные типы сообщений в различные папки. Используйте функции своего провайдера, чтобы сортировать менее важные письма и рассматривать их на досуге.
Чем больше вы будете распределять имейлы, тем меньше времени и энергии будете тратить на сообщения, которые не так важны в данный момент, говорит Александра Сэмюел, автор книги «Работайте умнее с социальными медиа».
4. Не используйте свой ящик входящих писем как список заданий
Крус говорит, что люди часто используют свой почтовый ящик как список заданий, с которыми нужно справиться позже. Он считает, что это ужасно непродуктивная привычка.
«Даже если я получаю несколько сотен имейлов в день, я никогда не оставляю непрочитанных писем», – утверждает Крус.
Он следует нескольким правилам. Когда Крус работает с письмами, он сначала спрашивает себя, может ли удалить это письмо. Если нет, может ли поручить его кому-то другому. Если он не может и этого сделать, Крус спрашивает себя, можно ли с этим разобраться за 5 минут. Если да, он это делает. Если нет, он откладывает задание на потом и выделяет для него отдельное время в календаре.
5. Расскажите остальным
Если хотите уменьшить количество имейлов и сократить время на их проверку, расскажите об этом остальным. Поговорите с коллегами и с боссом. Скажите им, что чтобы улучшить продуктивность, вы будете проверять имейл только в определенное время, а оповещения о новых письмах отключите.
«Спросите, нормально ли они к этому относятся, и установите систему, по которой вы будете получать срочные задания, возможно в сообщении или по телефону», – говорит Крус.
Уменьшить время на почту значит изменить свою привычку, так что это может занять некоторое время. Но надо быть терпеливым, и понимать, что пройдет время, прежде чем вы поймете, что вам нужно гораздо меньше тратить на электронную почту.
